Los gastos de las empresas en viajes; por American Express

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De acuerdo con el Barómetro EVP 2012 de American Express Business Travel, publicado con motivo del encuentro anual de EVP ” Espace Voyage Professionnel”, organizado por American Express en Paris, el 63% de las empresas declaran que su presupuesto para viajes en 2012 se ha mantenido constante respecto a los niveles del año anterior.

  • Solo un 14% ha tenido que recortar ese presupuesto, lo que supone el nivel más bajo en al menos cuatro años (en ejercicios anteriores el porcentaje había oscilado entre un 21% de 2011 y un 66% en 2009).
  • Un 23% de las empresas que han participado en el barómetro declaran que han incrementado su gasto en viajes de negocios.

El 63% de las empresas han mantenido su presupuesto para viajes en 2012

José Luis Giráldez, Responsable del departamento de Clientes-Viajes de Empresa, de American Express Barceló Viajes, asegura que “las empresas son más conscientes que nunca de la necesidad de viajar para hacer crecer su negocio. Por ello, es reseñable que más del 60% de las compañías han mantenido e incluso aumentado su inversión en viajes, en 2012, en aquellos destinos dónde se está concentrando la expansión de su negocio. No obstante, también es cierto que un porcentaje muy alto han revisado y reforzado sus políticas con el objetivo de optimizar más su presupuesto total en viajes”.

El informe, basado en una encuesta realizada entre 567 empresas de 11 países europeos, entre los que se incluye España, muestra que se ha extendido la implantación de una política de viajes con el objetivo de controlar los gastos. Prácticamente un 90% de las grandes empresas tienen implementada una, pero además destaca que ya es una práctica habitual para otro tipo de empresas (74% de las empresas medianas y 50% de las pequeñas), lo que refleja la madurez del mercado.

De acuerdo con las conclusiones del barómetro, uno de los desafíos más importantes de los departamentos de compras es el gasto hotelero, que se ha consolidado como el principal componente de las políticas de viajes (casi un 90% de los participantes lo colocan en primer lugar de vigilancia, por encima de otras categorías como vuelos, trenes y alquiler de vehículos).

En todo caso y a pesar de esta creciente necesidad de controlar los costes, la medición de la rentabilidad generada por los viajes realizados sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas. Según el estudio, tan solo el 30% de las empresas estiman la rentabilidad obtenida (mediante el ROI). Para Giráldez, “es muy importante ayudar a las empresas a poder medir el retorno de su presupuesto en viajes de negocios, ya que de otra forma no podrían priorizar aquellos viajes que resultan más beneficiosos para su negocio”.

Evolución de las prácticas de optimización

El estudio realizado por American Express Business Travel recoge que, debido a la incertidumbre actual, las empresas optan por estrategias de ahorro que persiguen aliviar sus cuentas de gastos, como por ejemplo:

·       Reservar con anticipación

·       Escoger el mejor precio a la hora de reservar

·       Usar herramientas online

·       Utilizar los proveedores preferentes

·       Considerar si es más viable viajar en tren que en avión

·       Renegociación de los acuerdos con proveedores

·       Endurecimiento de la política de viajes

·       Utilizar productos “low-cost”

·       Incrementar los pagos centralizados

La agencia de viajes, esencial para gestionar la política de viajes

La agencia de viajes, a través de su capacidad de integrar y gestionar la cadena de valor, no sólo es la única que puede responder a la complejidad de la cadena, sino que también cubre lasexpectativas y los desafíos a los que se enfrentan las empresas en crecimiento. El 59% de las empresas usan las agencias como su principal fuente a la hora de gestionar sus viajes.

Las prioridades de las empresas para 2013

El estudio de American Express Business Travel incluye también un análisis de las preferencias de las empresas en relación a su presupuesto para viajes en 2013:

  • Control de costes (un 80% del total).
  • Optimizar los gastos de viaje (49%).
  • La seguridad de los viajeros (45%).
  • Reforzar la política de viajes (38%).
  • Elevar la satisfacción de los viajeros (30%).
  • Aumentar la aportación del departamento de viajes al valor añadido de la empresa (23%).

Destaca especialmente la seguridad de los viajeros, que se ha convertido en una de las principales prioridades para 2013, cuando en 2011 no estaba entre las 10 primeras. Asimismo, también la repatriación de viajeros o su re-direccionamiento es una de las preferencias, en línea con esa mayor seguridad exigida.

Los servicios más demandados:

  • Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana.
  • Posibilidad de realizar reservas online.
  • Repatriación y redirección de viajeros.
  • Programa de acceso a hoteles y aerolíneas.
  • Mejorar la estrategia de compra.
  • Diseño e implementación de la política de viajes.
  • Integración de la política de viajes en la operativa interna de la compañía.
  • Auditoría y recomendaciones de mejora .

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Previsiones para 2013

De acuerdo con el informe de Previsiones 2013 de American Express Global Business Travel publicado recientemente, los precios de hoteles y billetes de avión podrían experimentar un ligero incremento en Europa en 2013, A pesar de ello, las empresas encuestadas en el barómetro se muestran especialmente precavidas respecto al futuro. Por ello, el presupuesto medio para 2013 crecerá algo menos de un 0,5%, es decir, será prácticamente constante respecto a los niveles del ejercicio anterior.

Un 72% de las empresas mantendrán estable su presupuesto de viajes en 2013mientras que un 16% lo incrementará y un 12% lo reducirá. De los que prevén gastar más, un 49% asegura que viajará más por Europa mientras que el 52% lo hará en el resto de continentes.