La importancia de un autorespondedor ¿Qué, cómo, cuando?

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En los tiempos en que vivimos, gloriosos ellos en cuanto a la posibilidad de disfrutar de tecnologías muy avanzadas y útiles que nos hacen la vida mucho más cómoda que, sin irnos mucho más lejos hace apenas cincuenta años; es muy importante estar actualizado o cuanto menos utilizar muchas novedades.
ordenadores personalesEn el mundo de la empresa lógicamente aún más. Un teléfono móvil, un ordenador actual, programas informáticos, pda’s, tablets, netbooks, ERP’s, CRM’s, CMS, conversores de texto a pdf y viceversa, compresores y descompresores de imágenes, antivirus, cámaras digitales, software, portátiles, telefónía, antivirus, correos electrónicos…podríamos citar muchas aplicaciones, productos o servicios que en definitiva nos hacen la vida más fácil (¿Si verdad?) en cuanto los hemos incorporado a nuestras vidas y aprendido su funcionamiento. Como decía “que nos hacen la vida más cómoda que por ejemplo hace 50 años”. Qué digo cincuenta años; diez. Y más que vendrán.

Dentro de las aplicaciones que podemos utilizar, ya desde hace unos años y bastante difundida; encontramos los autorespondedores.

Como sabemos, los autorespondedores son aquellos programas informáticos que responden a un mensaje de texto recibido en nuestro correo electrónico; ya sea el del propio correo de mensajes personal o de empresa y/o el de nuestra web. Hay muchos gratis además.
 

Los autorespondedores son muy importantes ya que demuestran profesionalidad en una empresa.

Una implicación. Un “he recibido el mensaje; quédate tranquilo que estamos en ello”. “Nos importas”. Esa es la voluntad del que los incluye. Pero claro, de nada sirve una respuesta virtual si después no viene la respuesta humana dentro de un plazo lógico de tiempo. Pero mi primer consejo, además de utilizarlos, es incluir en el mensaje del autorespondedor el plazo de tiempo en el que se va a responder de forma individualizada. Y cumplir. Si es antes; incluso mejor. Vamos mejor seguro.
 
Otro aspecto importante es adecuar el mensaje al correo electrónico; tema que no por parecer obvio deja de ser muchas veces un punto débil de muchas empresas. Por poner un ejemplo, las hay que tienen un solo correo de contacto y vale para todo. Por ello, el mensaje recibido por el autorespondedor de cualquiera que se dirija a ese mail; será o muy general o poco explícito. Mi segundo consejo pues, utilizar diferentes cuentas de mail con diferentes mensajes en el autorespondedor. Por ejemplo antes un posible mensaje de un interesado en publicidad el mail publicidad@… y su debido mensaje de autorespuesta. En caso de que éste tenga como objetivo solicitar un presupuesto, el correo presupuesto@…con su respuesta adecuada. Y así sucesivamente; con una medida y sentido común lógicamente ya que tampoco es útil para nadie tener 50 cuentas de mail a las que atender.
 
En general, además es importante en el autorespondedor utilizar una firma adecuada.  Ya saben los datos de la persona o departamento “que recibe” y es muy interesante incorporar algún link a la página web, a más información sobre el producto relacionado (por ejemplo a las tarifas de publicidad siguiendo con el ejemplo anterior publicidad@…), a una información concreta que queramos presentar, promocionar, etc. ya que todo ello hará que la persona que nos envía el correo electrónico “pase más tiempo con nosotros”, se pueda interesar y tenga más información, detalles…y ello se convierta en implicación. Después se pueda convertir en interés, una venta, un cliente..un amigo incluso. Se trata de imagen en definitiva o lo que es lo mismo; como nos verán los demás y que buenas o malas sensaciones tendrán.
 
Concluyendo,se trata de poner en marcha todos los mecanismos que las tecnologías actuales nos permiten, que recordemos y queriendo ser comercial -que además lo soy- “tu competencia puede estar utilizando” y  a nadie van a molestar y siempre va a  ser utilizado por el beneficio mutu del que envía, y del que recibe; iniciándose de esta forma un proceso real de comunicación (Canal, mensaje, respuesta…). Y eso es lo que verá la persona que recibe el mensaje del autorespondedor. Además, ésta muy posiblemente conservará durante un tiempo esa autorespuesta en su correo electrónico (“con el que igual pasa más horas al día” que con su mujer, marido o hijos !!!) y verá tu respuesta, el nomrbre de tu empresa, tu contacto., se irá familiarizando con tu nombre incluso..y lógicamente esperará con más ansias y deseos tu respuesta que el de otros posibles proveedores, por ejemplo, a los que también envíó un mensaje de contacto pero como no recibió la autorespuesta; ha olvidado por completo.
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Por último, es importante aunque pueda parecer contraproducente por todo lo explicado, tener un correo electrónico sin autorespondedor. Por qué ? Peus precisamente por que hay muchos contactos habituales, que ya no es necesario que reciban cada vez el mensajito en cuestión; lo cual se haría aburrido y tedioso sin ningún lugar a dudas.
 
Autor: David Guiu de SOCIALetic.com
Especialista en acciones de publicidad directa (buzoneo publicidad, sampling…) en toda España, Especialista en Marketing Online, Posicionamiento y Optimización interna de páginas web y Redacción y Difusión de Notas de Prensa On y Off Line).
Telf. 93.204.93.43

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