La generación de nóminas, la gestión clave para el departamento de RRHH

 

Las nóminas son un tipo de documento contable que tiene el objetivo de servir de registro y de control sobre los salarios que percibe un determinado empleado. En el documento también se exponen las prestaciones y las deducciones, entre otros datos de gran interés.

Es un documento en el que se hace el cálculo del salario del empleado, teniendo en cuenta las percepciones y las deducciones, para que lo pueda recibir en el tiempo estipulado y de la forma que se haya especificado.

Cualquier empresa actual debe contar con la solución más avanzada para gestionar las nóminas. Una entidad que tenga un área de nóminas poco organizada, lo tendrá muy difícil para cumplir con los pagos a tiempo. Esto podría derivar en quejas por parte de los empleados, en insatisfacción, incluso en hasta multas administrativas que podrían afectar a la viabilidad de la entidad.

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¿Qué departamento se encarga de las nóminas en la empresa?

El departamento es Recursos Humanos (conocido también como RRHH). Este departamento se encarga de gestionar todo lo relacionado con las personas que trabajan en la empresa: llevan a cabo el reclutamiento de nuevos talentos, selección, contratación, de gestionar toda la parte de la formación, promocionar, de los despidos y si, también de hacer las nóminas.

Para que puedan hacer su trabajo correctamente, la empresa debe contar con un tipo de software que se adapte a sus necesidades o bien confiar este servicio en una asesoría de confianza.

Si opta por la gestión interna con o sin apoyo de una gestoría, el software elegido puede servir para controlar la entrada de cualquier empleado a la plantilla de la empresa, despidos, los programas de formación, evaluación, etc. Tal y como establece la legislación, también debe registrar la jornada, además de hacer un seguimiento de esta.

Considerando la importancia que tienen las nóminas, es crucial contar con un buen software de gestión de nóminas.

¿Cuáles son los beneficios generales de un software para generar nóminas?

Gestión de nóminas: el software ayudará a la empresa a controlar y a gestionar las nóminas. Así se tendrá fácil la gestión de los salarios, se podrán hacer altas y bajas, controlar incidencias, entre otras funciones. Ayuda a evitar que se produzcan errores, incidencias o retrasos. También puede automatizar ciertas acciones, como es el hecho de emitir informes personalizados.

Mayor precisión: con un software para generar nóminas se conseguirá la máxima precisión en los datos. Toda la información de los empleados estará registrada en una base de datos para que se puede controlar desde diferentes departamentos. También se tendrá acceso al historial de transacciones y se podrán calcular las nóminas de forma rápida, y precisa.

Automatización: estos programas nos permiten simplificar ciertas tareas automatizando procesos. Cada mes se obtendrán de manera automática las nóminas de los empleados, para que puedan ser entregadas y procesadas con la máxima brevedad. Cualquier cambio en los impuestos podrá ser llevado a cabo sin complicación.

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Sistema intuitivo: a pesar de que estamos hablando de un software robusto, con una gran cantidad de funcionalidades y módulos, también habrá sido diseñado para ser lo más intuitivo posible. El objetivo es conseguir la mejor experiencia hacia al usuario final.

Cumplimiento con la legislación vigente: estos programas respetan las leyes de protección de datos, y al mismo tiempo evitan que la empresa pueda tener problemas con la Administración (por ejemplo, por no haber presentado los impuestos a tiempo, o por haberlo hecho con errores o fuera de la fecha límite).

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¿Qué es lo que debe analizar una empresa antes de elegir un software para la generación de nóminas? 

Contar con un software de recursos humanos es muy buena idea, pero la gestión de nóminas es vital por sus implicaciones a nivel legal y por tener un aspecto de alta sensibilidad para los empleados.

Llevar un correcto control de las nóminas se convertirá en un completo quebradero de cabeza si se utiliza una simple hoja de cálculo o, peor aún, si se insiste en llevar el control de manera manual.

Con un software de nómina se simplifican y automatizan los procesos. Por ejemplo, puede llevar a cabo los correspondientes cálculos en concepto de impuestos, prestaciones, entre otros criterios.

Estos son algunos de los criterios más importantes para encontrar la solución más avanzada para gestionar las nóminas, que será aquella que debes elegir para tu empresa.

1. Especialización

Lo primero que debemos hacer es estudiar la especialización del proveedor. Si estamos hablando de una empresa especializada en el desarrollo de software de nóminas desde hace ya bastante tiempo, con una amplia trayectoria y con un alto grado de satisfacción por parte de los consumidores, probablemente se adapte a lo que estamos buscando. También debemos tener en cuenta su capacidad de ágil adaptación ante los cambios legales.

Tan solo así lograremos la fiabilidad que buscamos: la idea es que el programa se pueda adaptar a las gestiones que hacemos en el día a día.

2. ¿Software cloud?

Un software cloud hace referencia a un tipo de programa que está en la nube, o ubicado en la red. Todos los archivos que forman el conglomerado del programa estarán en Internet y no guardados en el ordenador.

Con un software cloud:

Te puedes olvidar de la instalación. El proveedor ya lo tendrá todo listo para que pueda funcionar. Tan solo te hará falta una conexión a Internet. Si hubiese algún tipo de configuración, está será mínima y se podrá completar en cuestión de segundos.

Las copias de seguridad también quedarán almacenadas en la nube. En el caso de que se produjese cualquier fallo con la base de datos, el proveedor podrá restaurarlo todo a un punto anterior, evitando así poder cualquier dato importante.

El software cloud se actualiza con mucha más facilidad. Te puedes olvidar de esas pesadas actualizaciones que necesitan de tanto tiempo para descargarse e instalarse. El proveedor de software será el responsable de mantenerlo actualizado, y no el usuario final.

Además, esas soluciones suelen ser más económicas, ya que se suele pagar una cómoda cuota mensual. Esto resulta mucho más barato que si se tuviese que comprar el programa con un precio único.

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Si vamos a gestionar con un software de nóminas que sea cloud, debemos asegurarnos de poder acceder a él 24 x 365 (es decir, las 24 horas del día, durante los 365 días de la semana). También revisaremos que las actualizaciones se llevan a cabo automáticamente, y que no tenemos que ocuparnos nosotros de las mismas.

3. ¿Portal del empleado?

Muchos empleados prefieren controlar sus nóminas y cualquier otro tipo de documentación a través de lo que se conoce como un portal del empleado. Cada trabajador podría acceder sin necesitar de un papel, ni de un correo electrónico. Tendría un nombre de usuario y una clave para poder entrar.

Dependiendo del tipo de software del que estemos hablando, también se podría implantar las funciones de que los empleados pudieran solicitar sus vacaciones a través de la plataforma, días libres, comunicar incidencias, o cualquier otro tipo de información. Todo esto quedaría pendiente de ser aprobado por el responsable del departamento de RRHH para que tuviese validez.

4. Escalable

Podemos definir la escalabilidad como el incremento de la carga de trabajo de una determinada infraestructura sin que llegue a afectar a la calidad de esta, a los procesos, ni al funcionamiento.

La solución más avanzada para gestionar las nóminas es, sin duda, un software que sea escalable. Esto quiere decir que habrá sido diseñado para poder ampliarlo en cualquier momento. Lo más normal es que cuente con un sistema de módulos que se pueden ir desarrollando en base a las necesidades de la empresa.

Siguiendo el ejemplo del que hemos hablado en el punto anterior, podría darse el caso de que una empresa quisiera gestionar las vacaciones de sus empleados a través del portal del empleado, pero que esta función todavía no haya sido puesta en marcha.

Si el software es escalable, esto no debería resultar ningún problema. Simplemente se contrata el módulo y ya lo tenemos listo.

Esto también se aplica a la conexión con otras aplicaciones o software que haya en la empresa en ese momento, o que pueda haber en un futuro.

5. Soporte técnico

Al gestionar con un software de nóminas, por mucho que hayamos elegido el mejor, en cualquier momento podríamos tener algún problema que precise de una rápida solución.

También es fundamental elegir un software que tenga un buen soporte técnico especializado. Este debería ofrecernos diferentes formas de contacto (teléfono, e-mail, tickets…) y respondernos lo antes posible.

En definitiva, la gestión de nóminas es un proceso de vital importancia para el departamento de recursos humanos. Saber encontrar un buen software que satisfaga las necesidades del departamento debería ser una de las principales necesidades de cualquier empresa.

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