La gestión documental inteligente optimiza el trabajo en las oficinas

Las oficinas modernas pueden contar con buenos mobiliarios, haber sido diseñadas con el mayor cuidado y detalle, y ser espacios que invitan a trabajar. Pero hay un aspecto que no resulta tan visible hasta que aparecen los problemas. Se trata del manejo efectivo de los documentos y la información electrónica que se produce cada minuto.

Pretender manejar una empresa u oficina como se hacía años atrás es una muy mala decisión

espacios de alquiler para empresasEl archivo de papeles en físico no es viable en la actualidad, ya que día a día se va acumulando mucha información, la mayoría electrónica y, algunas veces, sin ni siquiera pedirla. Esto sin contar que los espacios laborales suelen ser más reducidos hoy y tienen que aprovecharse mejor para ahorrar energía.

Para evitar que los documentos se multipliquen casi por generación espontánea y conviertan la oficina en un caos, hay que recurrir a herramientas efectivas que compilen y organicen toda la información que se genera. Para atender este tipo de problemas existe la gestión documental mediante sistemas de computación, programas o softwares.

Una herramienta llamada Doxis4

La organización documental inteligente de hoy en día se hace mediante software o sistemas de gestión documental (DMS, según sus siglas en inglés). Básicamente, consiste en utilizar mecanismos computarizados y programas o softwares que se encarguen de archivar, clasificar, gestionar e identificar los documentos electrónicos, sea de tipo textual o visual.

Uno de los sistemas de software de gestión documental que ha obtenido muy buenas referencias es Doxis4. Para conocer sus ventajas se puede consultar este enlace: https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html, el cual despliega directamente las características de esta herramienta.

Doxis4 es el sistema del grupo SER que permite la gestión de documentos electrónicos. Ofrece soluciones para el trabajo limpio y metódico en cualquier organización. Mediante estos sistemas de gestión documental, las empresas, negocios e instituciones pueden poner fin al gran inconveniente de no poder procesar toda la información que se genera de manera desordenada y sin secuencia.

Es lo que suele suceder en las oficinas. Una montaña de “papeles” e información que se acumula, no de manera visible, sino en los ordenadores. Solo cuando se necesita utilizar esta gran carga documental es cuando se comprende la verdadera dimensión del problema.

Plantillas y otros recursos

Los sistemas de gestión documental cuentan con muchas ventajas. Se pueden usar plantillas o hacer anotaciones mientras se revisan formatos que no es posible alterar, como los archivos de PDF y TIFF. Es como colocar pegatinas u observaciones al margen en los documentos, sin poner en peligro lo que está almacenado.

De este modo, varias personas pueden editar el contenido y no confundirse sobre quién hizo los cambios, y distinguir entre versiones principales y de trabajo (major/minor versions). Este es el caso de Doxis4, que permite acceder y compartir documentos entre distintas personas y oficinas. Al pasar por varias manos, se facilitan las distintas etapas de revisión y visto bueno antes de llegar a la fase final.

La arquitectura del programa permite la fácil visualización de las distintas formas de almacenar los documentos. El sistema de checkin/checkout identifica y crea automáticamente una nueva versión del documento cada vez que pasa por un proceso de edición, evitando de esta forma la superposición por accidente de ediciones y cambios de contenidos.

Otro de los puntos fuertes de la gestión documental mediante este tipo de software es que se puede trabajar con documentos “vivos”, es decir, congelar una versión que no se desee cambiar hasta que el responsable de dar la revisión final lo decida y lo guarde con garantía.

Integración con otros formatos

Que un sistema de gestión de documentos permita una gran compatibilidad con los distintos formatos para guardar archivos es algo absolutamente deseable. Si a la hora de incorporar un nuevo software o programa a la dinámica de la oficina el personal se encuentra con este tipo de trabas, el trabajo puede convertirse en un caos.

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Lo ideal es que el software elegido se conecte fácilmente con las aplicaciones cotidianas de cualquier oficina, como Microsoft Word, Power Point y Excel, por nombrar algunas de las más utilizadas. En el caso de Doxis4, la plataforma permite muchas opciones de archivado e indexación de información, así como acceso directo a otras plataformas de almacenamiento de archivos.

Por último, al escoger un software para mejorar el flujo de información en la oficina es importante atender a otros elementos, como la seguridad. La comunicación segura entre cliente y el servidor (sustentada en SSL), así como contar con certificados de garantías internacionales, son otros detalles que nunca se deben descuidar al incorporar un nuevo sistema de gestión documental en la empresa.

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