La oficina virtual y sus ventajas para Pymes y autónomos
Actualmente, el número de profesionales y empresas que usan un servicio de oficina virtual crece diariamente. Soluciones de trabajo colaborativas como Active Collab, o de facturación en línea como Sage One, u otras como Skype son capaces de acortar los tiempos de los procesos o abaratar sus costes por el simple hecho de facilitar la instalación de una oficina en casa.
La oficina virtual proporciona estas ventajas:
- Posibilidad de recepción de llamadas.
- Un domicilio comercial, social y fiscal.
- Un apoyo administrativo y telefónico, con
- Toma de datos y formularios.
- Gestión de información
- Gestión de avisos o alertas
Y todo esto con unos coste muy bajos, lo cual se agradece sobre todo en los primeros años de emprendimiento. Con el ahorro que se produzca, además, se abren nuevos canales en los que invertir como por ejemplo, la tan necesaria publicidad, ya sea online o tradicional.
La oficina virtual te otorga también una libertad que no tienes cuando estás limitado por una dirección física.
Muchos clientes, además, tienen un hándicap si sienten que estás lejos. Este modo de trabajo te permite ampliar tu área de influencia y ganar en movilidad y flexibilidad horaria., además, la opción más utilizada por los emprendedores o las pymes que no desean instalar su área de influencia en el lugar en el que operan, pues facilita la movilidad aportando una gran flexibilidad.
Esto permite a los empresarios gestionar la agenda y administrar los tiempos de forma más efectiva, e inspira seguridad a los posibles partners, proveedores, medios de comunicación o clientes potenciales.
¿Centros de trabajo…virtuales?
No hay que olvidar, sin embargo, que para desarrollar una actividad profesional es necesario contar con un lugar donde mantener reuniones de trabajo.
Esto se puede solventar en un espacio de coworking o en un vivero de empresas o centros de negocios para emprendedores. Son lugares que ofrecen alquileres permanentes o esporádicos de despachos con todo el equipamiento que precisan las reuniones o presentaciones formales: televisores, reproductores, pantallas, pizarras electrónicas…
Algunos peros de las oficinas virtuales
Pero no todo iban a ser ventajas. Las oficinas virtuales, al igual que las físicas, presentan varias limitaciones.
- Trabajar en una oficina virtual es como estudiar a distancia, necesitamos tener una gran capacidad de organización, disciplina y constancia, así como estar muy motivados.
- No todas las actividades económicas son compatibles con una oficina virtual, ni todos los trabajadores capaces de practicar el trabajar a distancia.
- Necesitamos estar conectados a la red de forma permanente y lo que es más importante, con una conexión de calidad puesto que seguramente tendremos que realizar muchos intercambios de archivos o tener videoconferencias con clientes.
En resumidas cuentas, una oficina virtual pone a disposición de empresas y autónomos las herramientas necesarias para construir una imagen corporativa y competitiva a cambio de bajos costes operativos.
