Qué herramientas puedo utilizar para organizar un evento

Al planificar una reunión de trabajo o un encuentro familiar, es necesario fijar la hora y el día en que estén libres los posibles asistentes al mismo. Esto requiere poner de acuerdo a los miembros de la reunión, algo para lo cual es necesario destinar tiempo, en algunos casos mucho en caso de que sean numerosos invitados al evento, realizar llamadas de teléfono o enviar mensajes y correos electrónicos.

organizar un evento

Imagen cedida por www.formfy.com/es/

Para simplificar las gestiones de organizar un evento, ciertos programas en línea permiten organizar de forma rápida y sencilla encuentros y citas con otras personas.

Son herramientas cuya función principal es encontrar la mejor fecha para cerrar una cita. El organizador se encarga de enviar al resto de invitados una encuesta en línea para seleccionar la fecha más apropiada.

Por esa razón la mejor herramienta para crear un formulario de inscripción para fijar la fecha de un evento es Formfy, que se trata una poderosa herramienta de creación de formularios en línea que permite organizar actividades y eventos de toda índole en unos pocos minutos gracias a su intuitivo modo de uso. Con Formfy no solo se puede crear un formulario de inscripción al evento sino que también se pueden cobrar por anticipado las entradas al evento mediante un sencillo sistema de listas completamente personalizable, por lo que Formfy es la herramienta perfecta para organizar un evento.

Para mantenerse en contacto, la herramienta para comunicarte con tus suscriptores al evento  , y que estos estén actualizados con información y/o novedades que puedan surgir en relación al mismo. podemos utilizar Mailchimp que se trata de una poderosa herramienta de gestión de correos electrónicos que se encarga de enviar toda la información referente al evento de manera periódica de forma completamente automatizada. Con Mailchimp solo basta con crear una lista con los correos electrónicos de los asistentes al evento la cual puede ser generada automáticamente a través del formulario de inscripción, agregar el contenido del correo electrónico que recibirán y listo.

Una vez creados el formulario de inscripción, también es necesario contar con una herramienta para realizar el control de accesos que facilite llegar y entrar al evento, y la mejor opción es Checkpoint de Ticketea, que se trata de una app gratuita que puede ser descargada en el móvil para validación de entradas. Checkpoint utiliza la cámara del móvil o tableta a modo de escáner para verificar los códigos QR impresos en las entradas. Checkpoint puede utilizarse simultáneamente en varios dispositivos de manera sincronizada en tiempo real por lo que se gana en rapidez y tiempo de espera reduciendo considerablemente las tediosas colas.

De esta forma con estas tres poderosas y útiles herramientas cualquier evento, sin importar la envergadura que posean, serán todo un éxito a nivel logístico, debido a que ahorran bastante tiempo que puede ser utilizado para cubrir otros aspectos del mismo. Y recuerden que para captar a los invitados pueden utilizar su base de datos, contactos, etc. y  para potenciar las ventas/asistentes con comunicación tradicional , los eventos suelen hacer campañas de publicidad con carteles, invitaciones directas, telemarketing y email marketing


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