Ventajas de la digitalización documental en las empresas
En la era de la nube y el 2.0 tener archivos sin digitalizar ha dejado de tener sentido.
En un momento en el que trabajamos con el ordenador y que, prácticamente, toda la información que necesitamos la enviamos y recibimos por correo electrónico, tener el archivo digitalizado nos ayuda en nuestro trabajo y en nuestra productividad, favoreciendo nuestras gestiones y evitando perder tiempo en la búsqueda de datos concretos o documentos específicos en grandes archivos o, de paso, en el escaneado de los documentos que necesitamos.
Hay una gran cantidad de empresas que se dedican a la gestión integral de documentos y archivos con servicios de digitalización que están siendo cada vez más demandados. Normalmente, su servicio también implica la desaparición de los archivos presenciales de las empresas que pueden acceder a los documentos que necesiten de forma telemática pero que son guardados y catalogados por parte de estas nuevas empresas de documentación que han surgido al amparo de las nuevas tecnologías.
El funcionamiento de las mismas es su principal ventaja, documento que necesitamos, documento que tenemos en tiempo real, con solo buscarlo en el ordenador.
Otra de las ventajas es que dejamos de necesitar perder parte de nuestra jornada en el escaneado o en la catalogación de los documentos que hemos utilizado, de lo que se encarga la empresa auxiliar, centrada únicamente en esa labor para optimizar nuestro rendimiento.
También hay que mencionar como otra de las principales ventajas la mayor dificultad de que los documentos se estropeen o se rompan por algún descuido o por su excesiva manipulación. Gracias a la digitalización podremos trabajar con ellos en formato digital evitando ponerlos en riesgo, especialmente aquellos más antiguos o de un papel con una calidad inferior, como en los típicos documentos por capas que se calcan, bastante finos y fáciles de emborronar y romper.
Tener los documentos fuera del antiguo archivo también nos ayuda a ganar un espacio extra que nos puede venir muy bien para expandir nuestra actividad o agrandar el espacio de nuestros empleados.
No hay que olvidar que mejorar sus condiciones de trabajo también favorece a su productividad y tener una oficina cómoda en el que se pueden dedicar a los motivos por los que han sido contratados sin perder tiempo en papeleos puede hacerle mucho más placentero ir a trabajar.
Igualmente, los documentos están mucho más seguros en formato digital ya que evitamos riesgos de incendios o inundaciones que puedan acabar con documentos que necesitemos de forma obligatoria.
La digitalización de documentos nos ayuda a optimizar el tiempo de trabajo, los mantiene seguros, nos hace mucho más cómodo acceder a los datos y trabajar con ellos e incluso nos puede ayudar a ahorrar dinero, al ganar en eficiencia. Por estos motivos cada vez más empresas se están haciendo cargo de sus innumerables ventajas y están digitalizando sus documentos y catalogándolos en sus ordenadores, bien gracias a la subcontratación de una empresa especializada o realizando la labor ellos mismos.
