Hoy en día, el control de costes resulta cada vez más complejo. De ahí que la optimización del proceso de gestión de los viajes de negocios pueda ser una opción para reducir los gastos considerablemente.


Por  Gilles Bobichon, Responsable de desarrollo de Notilus (www.notilus.es)

Grupo DIMO Gestion, solución líder en Europa en la gestión de viajes y gastos profesionales.


Dada la actual crisis económica, las empresas necesitan ahora más que nunca racionalizar sus costes. Una forma de reducirlos es la previsión, seguimiento y control de los gastos asociados a los desplazamientos profesionales de sus empleados. Para acompañarlas en este proceso, hay proveedores que ofrecen distintas soluciones. Estas pueden basarse, entre otras, en herramientas de gestión de los viajes y notas de gastos. «Recurrimos a una empresa de consultoría para realizar un plan de reducción de gastos fijos. En el transcurso de esta operación, identificamos varias fuentes de ahorro, entre las que se encontraba la gestión de las notas de gastos, para la que utilizábamos archivos Excel. Hemos ahorrado el 10 % en un presupuesto de 1.100.000 euros para notas de gastos», señala el responsable de control de gestión de CIAT.

Aparte del aspecto organizativo, que incluye la mejora de los procesos y la aplicación de una política de viajes clara en la empresa, la implementación de una solución global end-to-end para la automatización del proceso de gestión de los viajes y notas de gastos permite controlar, antes, durante y después del viaje, todos los desplazamientos del empleado: desde la orden de viaje hasta su conciliación con las facturas de proveedores de viajes. «La implementación de un programa informático para la automatización de la gestión de viajes y notas de gastos refleja la madurez de la empresa y estructura los procesos», señala el director adjunto de TI de la compañía ATOL.   

Resortes de optimización a varios niveles:
– Optimización de las compras
– Anticipación de costes
– Mayor implicación por parte de los empleados
– Lógica de productividad

– Optimización de las compras (best-buy): El carácter transversal de las soluciones globales permite consolidar todos los datos del viaje: agencias, alquiler de vehículos, hoteles, etc. Asimismo, proporciona informes al Travel Manager, o gestor de viajes, para que este pueda analizar los gastos y, sobre todo, basarse en estas cifras para negociar tarifas ventajosas con sus proveedores.

Las informaciones así recuperadas en una herramienta de optimización de la gestión de los viajes de negocios ponen de manifiesto los presupuestos asignados en todos los niveles. El Travel Manager puede seguir los gastos mediante los datos analíticos proporcionados por estas herramientas, que gestionan y asignan con exactitud. Esto permite tener una contabilidad analítica muy precisa.

«La consolidación de los datos en nuestra solución nos sirve para realizar análisis completos y precisos sobre partidas de gastos particulares, por departamento o por filial. Gracias a estos análisis podemos obtener un seguimiento mensual de todos los gastos que hemos realizado y comprobar que nos mantenemos en nuestras líneas presupuestarias. También nos sirven para negociar con nuestros proveedores y ajustar nuestra política de viajes de acuerdo con las tendencias observadas en relación con los desplazamientos de nuestros empleados», afirma el Travel Manager de un grupo de medios de comunicación.

– Anticipación de costes: Algunas soluciones permiten clasificar y determinar los presupuestos antes de que se realicen los gastos y, en consecuencia, poder controlar los costes y comprobar que el desplazamiento se ajusta al presupuesto. El superior jerárquico podrá validarlo o denegarlo: este tipo de herramientas permite mejorar el proceso de validación.

– Mayor implicación por parte de los empleados: A menudo, la implementación de una solución representa una oportunidad para crear o revisar la política de viajes de la empresa e informar sobre las normas y límites establecidos. La integración de esta política en las herramientas permite a las empresas comprobar que los empleados aplican las normas correctamente y que los gastos ligados a sus desplazamientos profesionales se ajustan a los presupuestos autorizados.

«En general, esta forma de actuar ha posibilitado a nuestra entidad la estructuración de todo el proceso, revisando por completo nuestra política de viajes. Esto nos ha permitido evitar errores: una mayor responsabilidad y claridad sobre los gastos asegura el respeto de la política de viajes establecida y garantiza un auténtico control de costes», declara del director financiero de Banque Palatine.           

Como las soluciones facilitan las reservas de billetes de tren o avión, de habitaciones de hotel, el alquiler de vehículos, etc., ya no solo el asistente o la agencia de viajes se encargarán de realizar estas reservas, sino que también podrá hacerlas el propio empleado. Este toma consciencia de los costes que supone su desplazamiento y, de esta forma, se reducen los gastos considerablemente.

Lógica de productividad: La integración y la conciliación automática de las facturas asociadas a los desplazamientos mediante un programa informático, ponen de manifiesto las desviaciones entre las previsiones y la facturación.

El departamento de contabilidad ahorra tiempo, pudiéndose así concentrar en la resolución de errores. «Gracias a la implementación de un programa informático dedicado a la gestión de los viajes y notas de gastos, la interfaz contable se controla internamente de principio a fin. Hemos reducido de 18 a 4 días el tiempo destinado al tratamiento de unas 250 notas de gastos al mes», comenta el responsable contable de Fresenius.

Todos los servicios contratados a proveedores como agencias de viajes, de alquiler de vehículos, etc., se pueden integrar de forma automática en el sistema de gestión de la empresa, tipo ERP, de forma que se optimizan los procesos internos. El departamento de contabilidad se basa en la conciliación y la integración de todas las facturas emitidas por el proveedor de los servicios que la empresa haya previsto para sus desplazamientos. 

[smartads]

«La recuperación automática de asientos mediante la interfaz de un programa de Travel & Expense Management, así como el uso de una “Cuenta Viajes”, ha permitido al departamento de contabilidad prescindir de un puesto a tiempo completo y, en consecuencia, obtener un notable beneficio económico. Gracias a esta nueva estructura organizativa, hemos ahorrado 200.000 € en nuestro presupuesto de 1,4 millones de euros para viajes», se congratula el director de Banque Palatine.

Estos son unos cuantos ejemplos que muestran cómo la optimización del presupuesto para viajes contribuye en gran medida a que la empresa obtenga importantes ahorros, pudiendo ir del 10 al 40 %. Asimismo, los beneficios financieros derivados del aumento de la productividad en todos los niveles de la empresa contribuyen a una mayor rentabilidad. Muchas empresas que han implementado una solución de Travel & Expense Management dan cuenta de un rendimiento de la inversión, o ROI, inferior a 6 meses.

Gilles Bobichon
Responsable de desarrollo de Notilus (www.notilus.es), Grupo DIMO Gestion, solución líder en Europa en la gestión de viajes y gastos profesionales

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