Con el paso de los años y el avance de las tecnologías así como el avance de las empresas por modernizarse y llevar sus proyectos hacia adelante con nuevas ideas, surge el auge de los eventos. Los eventos son actos que ayudan a fortalecer las empresas, en los que se celebran hitos importantes o son actos familiares en los que todo debe estar perfectamente organizado para que salga según lo previsto. El auge de los eventos cayó con la llegada de la Covid-19, pero tras estos meses en los que hemos estado luchando con ella, los eventos vuelven, con nuevas medidas y nueva organización. Ferias, showrooms, desayunos, presentaciones… acciones encaminadas a un objetivo común, organizar un evento con éxito. Es muy recomendable la lectura del post del blog de Tactac que puedes ver aquí. Y en este post te damos algunas ideas para que tu evento tenga éxito.
Claves para el éxito de un evento
El éxito de un evento se puede medir por la sensación de los asistentes al mismo, por la afluencia de público o por la organización del mismo. A continuación te damos las claves para que tu evento sea exitoso y se adapte a las necesidades de cada momento.
1. Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un eventos es contar con los mejores, con empresas que se dediquen a organizar y gestionar eventos, ya que pueden surgir imprevistos y estos deben de ser subsanados por personas que sepan cómo actuar en cada momento. Pero antes de esto, hay que saber qué tipo de evento queremos celebrar. Eventos hay muchos, por ejemplo, las ceremonias, fiestas, conmemoraciones, ferias, convenciones, showrooms, desfiles… por tanto, según el tipo de evento, la organización será de una manera u otra.
2. Al empezar es clave definir el presupuesto con el que se cuenta, así sabremos atenernos a un precio aproximado para designar a cada una de las acciones que engloben el evento en sí. Por ejemplo, si será necesario alquilar un espacio, si hay que contratar un catering, si es necesario un equipo de sonido, música, etc. Una vez se tiene un presupuesto aproximado, cuanto más ajustado mejor, se procede a diseñar, planificar y producir el evento en cuestión.
3. Una vez hayas organizado todo sobre plano, piensa en la logística para llevarlo a cabo. Dimensiones del lugar según el número de invitados, zonas necesarias para la llegada de los invitados, si habrá aparcamiento, si se debe de contratar transporte que desplace a los invitados. Si es así, se deberá de informar a los asistentes de esta información, lo que implicará un gasto adicional.
4. Piensa en el marketing y la publicidad de tu evento. Tan importante es la organización de un evento como la publicidad que se da del mismo. Por eso, en el proceso de organización del mismo es necesario contar con una estrategia de comunicación del mismo. Contar con personal cualificado para ello y con diseñadores que realicen un diseño llamativo, adecuado al evento en sí. La publicidad es clave y elegir bien los canales de comunicación de la misma puede hacer que tu evento cambie de la noche a la mañana.
5. Para una mejor organización del evento es fundamental contar con un buen documento en el que visualizar todos y cada uno de los pasos que componen el mismo. Un excel bien detallado con un timming completo te ayudará a situarte mejor y a tener todo previsto con suficiente antelación.
6. Selecciona a los invitados según el tipo de evento. Si tu evento es corporativo, prevé el target al que se dirige el servicio o producto. Si se trata de un evento privado o un evento familiar, cuenta con que habrá diversidad de edades y cada uno contará con unas necesidades específicas.
7. Planifica con antelación todo lo necesario para la decoración del mismo. Piensa si tu evento tiene un aire innovador, tradicional, rústico, vanguardista… todo ello condicionará la decoración. Piensa en el menú que darás o en la comida que querrás poner si tu evento consistirá en un cóctel, una merienda, un desayuno… Los caterings están suficientemente preparados para ofrecer numerosas alternativas que se adapten a tus necesidades. Empresas como Venuesplace se encargan de todo esto.
8. Realiza un cronograma con todas las pautas del evento, desde la hora de llegada hasta la hora de cierre del mismo. Esto te ayudará a poder organizar mejor cada paso, cada acción de los proveedores.
9. Cuando estamos hablando de eventos, tienes que ser capaz de prever que los expositores necesitan un tiempo para desmontar sus materiales y abandonar la sede del evento dejando todo como estaba al llegar. Es fundamental terminar con antelación y teniendo en cuenta los tiempos necesarios para elaborar las tareas de desmontaje.
10. Prueba todo lo que sea necesario para que tu evento salga a las mil maravillas. Hacer pruebas de todo es fundamental para ver lo que puede funcionar mejor o peor.
Un evento conlleva mucho trabajo, por lo que si sale adelante sin contratiempos, el éxito estará asegurado.
