Si recibes más de 100 emails diarios, esta información te interesa…

Para las organizaciones más grandes, el correo electrónico corporativo sigue siendo un reto de productividad sin tratar. Mientras, muchos trabajadores y profesionales navegan por sus bandejas de entrada (de correo electrónico)  de forma desorganizada por la masiva entrada de datos entre los que se confunden emails muy importantes, semi-importantes, sin valor e incluso SPAM ¿Te sientes identificado?

Casi todas las empresas tienen una inversión impresionante en la gestión productiva del correo electrónico, que consume aproximadamente, desde un tercio a la mitad de cada día de trabajo de sus empleados. Y eso,. en definitiva, es muchísimo dinero, que también tiempo. Por tanto, La diferencia entre «tiempo productivo» y «tiempo perdido»; puede suponer enormes cambios en el devenir de las empresas; y el objetivo (evidentemente) es maximizar el tiempo «productivo».

Entiendo que aunque «no seamos empresa», o en nuestro aspecto privado, también deseamos maximizar el tiempo productovo al consultar los emails, que lo que recibamos nos aporte algo, minimizar el spam y los correos de empresas que si, quizás en un pasado nos aportaron algo; pero ahora ya no lo consiguen.

Es más, los expertos han reconocido que el correo electrónico representa un duro reto, con el objetivo de paliar la productividad perdida por el manejo y procesamiento de correos electrónicos sin contenido de valor.

Millones de empleados reciben más de 100 mensajes al día. Para mantenerse al día con ese (desesperamente) volumen, estos empleados necesitan herramientas y métodos probados para asignar prioridades a los mensajes entrantes. Igual de importante es que sus colegas redacten los correos internos de empresa con claridad para que las bandejas de entrada no se conviertan en una larga lista de emails por atender (hayan sido vistos o no, pero que siguen sin ser respondidos y/o atendidos); lo que sin duda alguna crea una confusión mental en cualquier persona y le produce sensaciones de «urgencia», «retraso» y una profunda desorganización.

Todo ello nos lleva atender , no ya «antes a lo urgente que a lo importante» (lo que es un error), sino a navegar entre mensajes que ya no identificamos ni como una cosa ni como la otra, sino como a múltiples tareas sin realizar que, lógicamente, no son formas correctas de trabajar.

Aunque no es una solución definitiva, recomendamos lo siguiente:

• Cree las carpetas de mensajes necesarias para desplazar rápidamente los mensajes, tanto a carpetas de clientes (con su nombre bien identificado), como a carpetas  que podríamos llamar «por ver», «atender rápido», etc. Pero manteniendo un máximo de 15 mensajes en la entrada principal del mail.

• Borrense de toda información innecesaria y que no les aporte valor.

• Mantengan el email profesional y personal por separado.

[smartads]

• Creen un autorespondedor que indique que el mensaje se ha recibido y que lo atenderán cuanto antes. Y, si añaden algo así como «por favor contacta conmigo directamente si quieres agilizar nuestra respuesta»; darás las indicaciones precisas para que quien te ha comunicado algo urgente por mail; lo haga de la forma correcta: llamándote. 

• Introduce en la lista negra los mensajes y direcciones SPAM, y no compartas públicamente tu dirección mail en ninguna página de internet de ninguna forma que no sea como este ejemplo : david(arroba)socialetic.com , puesto que si pones @ en vez de (arroba), los bots (robots) de los hackers y spammers se harán rápidamente con tu dirección de mail para ser el objetivo de sus fechorías. 

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