Whatsapp y Twitter, las secretariass se apuntan a la tendencia de social media
Son las manos derechas de los directivos y su formación, idiomas, experiencia y vocación las han convertido en perfiles imprescindibles para las empresas. Las secretarias, profesionales multitarea, trabajan también con las redes sociales. Éste ha sido uno de los asuntos más debatidos durante el Encuentro Anual del Secretariado, organizado por la división de Asistentes & Secretarias de Page Personnel en Madrid y Barcelona.
Las nuevas tecnologías han supuesto un cambio en la comunicación de las secretarias con sus jefes, especialmente tras la llegada de las redes sociales. Twitter representa uno de los canales más empleados por estas profesionales, ya que, según afirman, siguen a sus jefes para saber dónde están y qué hacen en cada momento, de cara a poder coordinar mejor sus agendas. Por su parte, Linkedin es la plataforma profesional más visitada, a la que definen como “La red social para no cerrar puertas”, mientras que consideran que Facebook ha de tener un uso exclusivamente personal. Otro gran aliado en su día a día es la aplicación para smartphones WhatsApp, que se ha convertido en el canal más directo para comunicaciones urgentes, según ha confirmado la mayoría de las asistentes.
Los chats internos son otra de las herramientas que se utilizan a diario para agilizar la comunicación, así como herramientas de Cloud Computing como Dropbox, a la hora de compartir documentos. En Barcelona, las secretarías ejecutivas demuestran una tendencia mucho más desarrollada hacia el empleo de las nuevas tecnologías en su día a día, según han desvelado las asistentes. Sin embargo, en Madrid, las representantes de este colectivo no opinan lo mismo, defendiendo los métodos de comunicación tradicionales, antes que las redes sociales o las aplicaciones para telefonía móvil.
La formación profesional de las secretarias ha sido otro de los temas de mayor importancia durante el encuentro. A diferencia de otros países, en España la formación en secretariado no cuenta con un reconocimiento oficial universitario. Pese a ello, las representantes de este colectivo coinciden en que debería ser imprescindible, ya que desempeñan puestos de alta responsabilidad. De igual forma, en la mesa redonda de Madrid se ha hablado de la importancia de que las secretarias tengan un conocimiento transversal de la empresa y de sus diferentes departamentos, para favorecer la comunicación y el entendimiento con ellos.
Por otra parte, la mayoría de las asistentes perciben que su papel, en algunos casos, abarca más funciones de las que debería. Aprender a decir que no y a ser asertiva son algunas de las cualidades que se destacaron en el encuentro, con el objetivo de no convertirse en “Mamá, mejor amiga y psicóloga”, como en ocasiones ocurre.
Por último, uno de los temas más debatidos fue si realmente existe algún techo de cristal en la profesión de asistente. Muchas de ellas convinieron en que el ascenso o no hacia otras áreas depende tanto de su superior, como del modelo y estructura de la empresa. El ejemplo más claro fue el de una de las invitadas en Madrid que, sin dejar de dar soporte a la Dirección General, fue promocionada a Responsable de Servicios Generales y Responsabilidad Social Corporativa
En Barcelona, Emilie Grandjean, Manager de la División de Asistentes & Secretarias, quiso resaltar la importancia del papel de estos perfiles. “Son profesionales dedicadas 100% a su trabajo y que, además, se tienen que enfrentar a una constante renovación. Por ello, hemos querido reconocer desde Page Personnel su labor, ya que son una pieza clave para sus departamentos y empresas”
Ainara Ormazabal, Directora de la División de Asistentes & Secretarias de Page Personnel, ha destacado, por su parte, cómo los directivos valoran el puesto de secretaria, un puesto difícil de cubrir. “Los Directivos se apoyan en sus Secretarias, que se convierten en perfiles de confianza y en no pocas ocasiones, con representatividad allí donde ellos no llegan. Cada vez demandan más que sean profesionales con orientación al cliente e involucradas en el negocio.”
“Executive Assistant del año”: la más votada por los usuarios
Tras sendas mesas redondas, Page Personnel dio a conocer las ganadoras del concurso de Facebook “Executive Assistant del Año”, cuya convocatoria se lanzó hace dos meses, como iniciativa para premiar la labor de estas profesionales. De las 43 participantes, 5 finalistas fueron elegidas por los usuarios de la red social. La madrileña Pilar Esteban Monasterio ha sido la ganadora del primer premio, un viaje para dos personas, a elegir entre París o Roma como destino. Belén Morón, de Barcelona, se ha hecho con el segundo puesto y con una sesión de Personal Shopper, mientras que la sevillana Gloria León Lamela, tercera en el podio, ha ganando una sesión de Spa.
La división de Asistentes & Secretarias de Page Personnel ha querido también felicitar a estas profesionales y premiar su esfuerzo y compromiso con la entrega de 100 ramos de flores a las secretarias de dirección de las principales empresas de nuestro país.
